退職手続きマニュアル(業務の引継ぎについて)
退職の前に必ず行っておかなければならないのは、業務の引き継ぎでしょう。 スムーズに最後まできちんと行うことで本人への評価は高まり、また退職後もその会社との良好な関係を築くことができるでしょう。
①スケジュールはどのように立てればいい？
スムーズな引き継ぎを行うには、まずスケジュールを組み立てていくことからはじめましょう。 どの業務を誰に引き継げばいいのか、いつまでに何を用意しなければならないのか、取引先や顧客へのあいさつ回りはどうすればいいのかなど、退職する日までにしなくてはならない事柄を挙げていくようにし、それらの業務を一つ一つ着実にこなせるように多少余裕を持ってスケジュールを決めていきます。
このとき上司とも相談しながら進めていくのがいいでしょう。 また業務の引き継ぎにしても、あいさつ回りにしても自分一人でのことではないので、相手の都合も考えながら決める必要がありますし、必要な書類の作成にも時間がかかることでしょう。 ですからスケジュールを決定するする際は出来るだけ早めに日程を調整するようにし、余裕のある日程を組み立てていくようにしましょう。
②業務の引き継ぎはどのようにすればいい？
自分の後任者が決まったら業務の引き継ぎを行うことになります。 引き継ぐべき業務の手順をわかりやすく伝えていきましょう。 それと同時に書類も作成しておきましょう。 自分の行ってきた各種業務の内容やそれらの関連性、また業務の流れがわかるようなチャート、その他作業の優先順位や顧客リストなども作っておきましょう。
後任者だけではなくほかの人が見てもすぐに理解できるような内容になるよう工夫を凝らしましょう。 またそれらをパソコンにデータ化して保存しておくのもいいでしょう。
③あいさつ回りはどうすればいい？
社内での業務の引き継ぎも大切ですが、社外との引き継ぎも同様に重要なものです。 取引先や顧客を回り、退職する旨をきちんと伝え、後任者を紹介していきましょう。 あいさつ回りに行っても行かなくても、挨拶状は必ず出すようにしましょう。 挨拶状はメールではなくなるべくはがきにして郵送で送るようにする方がいいでしょう。
また内容としては、これまでお世話になったお礼や退職する日付け、今後のお付き合いのお願いなどを書いておきます。 また後任者の氏名や、後々もお世話になりそうな場合などは転職先も盛り込んでおいてもいいかもしれません。 連絡先は自宅かもしくは転職先の部署を記しておきましょう。 挨拶状は退職後すぐに発送できるように、出来るだけ早く準備しておきましょう。
